يكون نظام CRM العقاري آمنًا عندما يحدّ من يرى كل معلومة، ويشفّر البيانات، ويحفظ نسخًا احتياطية لاستعادتها، ويوضح لك ما يفعله ببيانات عملائك. لا يوجد نظام منيع تمامًا، فاحذر ممن يعدك بذلك. ما يمكنك فعله هو أن تسأل كيف يقلل النظام الخطر وماذا يحدث إذا تعطّل شيء.
في مشروع تقسيم الأراضي يحفظ نظام CRM الأسماء وأرقام الهويات والهواتف والعقود وإيصالات الدفع والأقساط. قبل تحميل هذه المعلومات، اطرح هذه الأسئلة الثمانية.
1. هل بياناتي منفصلة عن بيانات العملاء الآخرين؟
كثير من أنظمة CRM تخدم عدة شركات في النظام نفسه. اسأل كيف يُمنع مستخدم من مشروع آخر من رؤية معلوماتك. الإجابة الجيدة هي أن قاعدة البيانات تتحقق في كل استعلام من أن الشخص ينتمي إلى مشروعك، لا أن الشاشة تخفي ما لا يخصه فقط.
2. هل تُطبَّق الصلاحيات على الخادم أم على الشاشة فقط؟
إخفاء زر ليس أمانًا. إذا كان مندوب المبيعات لا يجب أن يرى المدفوعات، فيجب على النظام أن يمنعه من هذه البيانات حتى لو حاول طلبها بطريقة أخرى. اسأل عن الأدوار الموجودة وما يستطيع كل دور فعله:
| الدور | ما يستطيع فعله عادةً |
|---|---|
| الإدارة | كل شيء، بما في ذلك إضافة أشخاص إلى الفريق أو إزالتهم |
| السكرتارية | العملاء المحتملون والعملاء والمستندات وتسجيل المدفوعات |
| مندوب المبيعات | عملاؤه المحتملون وعملاؤه ومواعيده فقط، والتوفر |
| القراءة فقط | الاطلاع دون تغيير أي شيء |
3. هل تنتقل المعلومات وتُحفظ مشفّرة؟
الحد الأدنى أن ينتقل كل شيء عبر HTTPS (القفل في المتصفح)، وأن تكون قاعدة البيانات والملفات مشفّرة حيث تُحفظ. ويجب ألا تُحفظ كلمات المرور أبدًا كنص مقروء.
4. هل المستندات والإيصالات خاصة؟
لا يجوز أن تكون العقود والهويات الممسوحة ضوئيًا والإيصالات على رابط عام يفتحه أي شخص إذا حصل عليه. اسأل هل تُقدَّم الملفات الخاصة فقط للمستخدمين الذين سجّلوا الدخول ولديهم صلاحية على مشروعك، وأي الملفات عامة (مثل صور الجولة أو الشعار).
5. كم مرة تُنسخ البيانات احتياطيًا وكيف أستعيد المعلومات؟
النسخ الاحتياطي اليومي هو المعقول. اسأل أيضًا كم من الوقت تُحفظ النسخ الاحتياطية، وهل يمكنك تنزيل نسخة بنفسك وبأي صيغة. إذا كانت النسخة الاحتياطية موجودة فقط على الخادم نفسه الذي يعمل عليه النظام، فلن تحميك من كل شيء.
6. هل يبقى سجل بمن غيّر ماذا؟
عندما تظهر قطعة على أنها مباعة دون أن يعرف أحد السبب، أو يُلغى دفع، تحتاج إلى معرفة من فعل ذلك ومتى. سجل النشاط يحسم هذه الخلافات ويثني عن التغييرات غير المشروعة.
7. ما البيانات التي يتلقاها مزودو الخدمات الخارجيون، بمن فيهم الذكاء الاصطناعي؟
كل نظام CRM يعتمد على مزودين: الاستضافة، وإرسال البريد الإلكتروني، والخرائط، وبشكل متزايد الذكاء الاصطناعي. اطلب القائمة وما يتلقاه كل منهم. إذا كان في نظام CRM مساعد يعمل بالذكاء الاصطناعي، فاسأل هل يتلقى النموذج قاعدة العملاء أم المعلومات العامة للمشروع فقط. التصرف الحكيم أن يعمل الذكاء الاصطناعي بما تحتاجه مهمته فقط، لا بأرقام الهويات ولا بالمدفوعات ولا بالمستندات.
8. ما الذي يُسلَّم إليّ عند انتهاء العقد؟
البيانات ملك لشركتك. عند انتهاء العقد يجب أن تتسلم نسخة كاملة (العملاء المحتملون والعملاء والقطع والمدفوعات والمستندات) بصيغة يمكنك فتحها، ويجب أن يوضح لك المزود كم من الوقت يحتفظ بها بعد ذلك.
القانون مهم أيضًا
في الإكوادور يسري القانون الأساسي لحماية البيانات الشخصية (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales)، ولدى دول أخرى في المنطقة أنظمة مشابهة. بشكل عام، شركتك مسؤولة عن بيانات عملائها، ومزود نظام CRM يعالجها نيابةً عنك. اطلب أن يُكتب هذا التقسيم، وأن يشرح لك المزود كيف يطبّق مبادئ مثل تحديد الغرض، وتقليل البيانات، والاحتفاظ المحدود. إذا كانت لديك أسئلة قانونية محددة، فاستشر محاميًا.
علامات تحذيرية
- يعدونك بأن النظام "لا يمكن اختراقه".
- لا يستطيعون إخبارك بمن يرى بياناتك غيرك.
- يرى جميع المستخدمين كل شيء، دون أدوار.
- لا توجد نسخ احتياطية تلقائية، أو يقوم بها شخص يدويًا.
- ليس واضحًا ما الذي يُسلَّم إليك عند انتهاء العقد.
كيف نحلّ ذلك في Royaltor360
في نظام CRM من Royaltor360 يكون كل مشروع معزولًا: تتحقق قاعدة البيانات في كل استعلام من أن الشخص جزء من ذلك المشروع، وتُطبَّق صلاحيات كل دور على الخادم. تنتقل المعلومات عبر HTTPS وتُحفظ مشفّرة؛ والمستندات والإيصالات في تخزين خاص. هناك نسخة احتياطية كاملة يومية تُحفظ 30 يومًا ونسخة شهرية تُحفظ سنة، وسجل نشاط، ومراجعة تلقائية لإعدادات الأمان كل 6 ساعات. يعمل الذكاء الاصطناعي بالمعلومات العامة للمشروع، لا بقاعدة العملاء، وعند انتهاء العقد نسلّمك بياناتك كاملة.
إذا أردت مراجعة هذه النقاط مع مشروعك، احجز عرضًا توضيحيًا ونريك النظام من الداخل.