Um CRM imobiliário é seguro quando limita quem vê cada dado, criptografa a informação, guarda backups para recuperá-la e deixa claro o que faz com os dados dos seus clientes. Nenhum é invulnerável, e desconfie de quem prometer isso. O que você pode fazer é perguntar como ele reduz o risco e o que acontece se algo falhar.
Em um loteamento o CRM guarda nomes, documentos de identidade, telefones, contratos, comprovantes de pagamento e parcelas. Antes de carregar essa informação, faça estas 8 perguntas.
1. Meus dados estão separados dos de outros clientes?
Muitos CRMs atendem várias empresas no mesmo sistema. Pergunte como se evita que um usuário de outro projeto veja a sua informação. A boa resposta é que o banco de dados verifica em cada consulta se a pessoa pertence ao seu projeto, e não só que a tela esconda o que não é dela.
2. As permissões são aplicadas no servidor ou só na tela?
Esconder um botão não é segurança. Se um corretor não deve ver os pagamentos, o sistema precisa negar esses dados mesmo que ele tente pedi-los por outro caminho. Pergunte quais perfis existem e o que cada um pode fazer:
| Perfil | O que costuma poder fazer |
|---|---|
| Administração | Tudo, inclusive adicionar ou remover pessoas da equipe |
| Secretaria | Leads, clientes, documentos e registro de pagamentos |
| Corretor | Só seus leads, clientes e compromissos, e a disponibilidade |
| Leitura | Consultar sem alterar nada |
3. A informação trafega e é armazenada com criptografia?
O mínimo é que tudo trafegue por HTTPS (o cadeado do navegador) e que o banco de dados e os arquivos estejam criptografados onde são armazenados. As senhas nunca devem ser guardadas em texto legível.
4. Os documentos e comprovantes são privados?
Contratos, documentos de identidade digitalizados e comprovantes não podem ficar em um link público que qualquer um abra se o conseguir. Pergunte se os arquivos privados só são entregues a usuários com sessão iniciada e permissão no seu projeto, e quais arquivos são públicos (por exemplo, as fotos do tour ou o logo).
5. Com que frequência é feito o backup e como recupero a informação?
Um backup diário é o razoável. Pergunte também por quanto tempo os backups são mantidos, se você mesmo pode baixar uma cópia e em que formato. Se o backup só existe no mesmo servidor do sistema, ele não protege você de tudo.
6. Fica registro de quem mudou o quê?
Quando um lote aparece como vendido sem que ninguém saiba por quê, ou um pagamento é anulado, você precisa saber quem fez isso e quando. Um registro de atividade resolve essas discussões e desestimula alterações indevidas.
7. Quais dados os fornecedores externos recebem, incluindo a IA?
Todo CRM usa fornecedores: hospedagem, envio de e-mails, mapas e, cada vez mais, inteligência artificial. Peça a lista e o que cada um recebe. Se o CRM tem um assistente com IA, pergunte se o modelo recebe a base de clientes ou só a informação pública do projeto. O prudente é que a IA trabalhe com o necessário para a sua tarefa e não com documentos de identidade, pagamentos nem contratos.
8. O que recebo ao encerrar o contrato?
Os dados são da sua empresa. Ao encerrar, você deveria receber uma cópia completa (leads, clientes, lotes, pagamentos e documentos) em um formato que consiga abrir, e o fornecedor deveria explicar por quanto tempo os mantém depois.
A lei também conta
No Equador vigora a Lei Orgânica de Proteção de Dados Pessoais (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales), e outros países da região têm normas parecidas. Em geral, sua empresa responde pelos dados dos seus clientes e o fornecedor do CRM os trata em seu nome. Peça que essa divisão fique por escrito e que o fornecedor explique como aplica princípios como finalidade, minimização e conservação limitada. Se tiver dúvidas jurídicas concretas, consulte um advogado.
Sinais de alerta
- Prometem que o sistema "não pode ser hackeado".
- Não sabem dizer quem mais vê os seus dados.
- Todos os usuários veem tudo, sem perfis.
- Não há backups automáticos ou alguém os faz à mão.
- Não está claro o que você recebe ao encerrar o contrato.
Como resolvemos isso na Royaltor360
No CRM da Royaltor360 cada projeto é isolado: o banco de dados verifica em cada consulta se a pessoa faz parte desse projeto, e as permissões de cada perfil são aplicadas no servidor. A informação trafega por HTTPS e é armazenada com criptografia; os documentos e comprovantes ficam em armazenamento privado. Há backup completo diário por 30 dias e uma cópia mensal por um ano, registro de atividade e uma revisão automática da configuração de segurança a cada 6 horas. A IA trabalha com a informação pública do projeto, não com a base de clientes, e ao encerrar o contrato entregamos seus dados completos.
Se quiser revisar estes pontos com o seu projeto, agende uma demo e mostramos o sistema por dentro.