Un CRM inmobiliario es seguro cuando limita quién ve cada dato, cifra la información, guarda respaldos para recuperarla y te deja claro qué hace con los datos de tus clientes. Ninguno es invulnerable, y desconfía de quien te lo prometa. Lo que sí puedes hacer es preguntar cómo reduce el riesgo y qué pasa si algo falla.
En una lotización el CRM guarda nombres, cédulas, teléfonos, contratos, comprobantes de pago y cuotas. Antes de cargar esa información, haz estas 8 preguntas.
1. ¿Mis datos están separados de los de otros clientes?
Muchos CRM atienden a varias empresas en el mismo sistema. Pregunta cómo se evita que un usuario de otro proyecto vea tu información. La respuesta buena es que la base de datos verifica en cada consulta que la persona pertenezca a tu proyecto, no solo que la pantalla esconda lo ajeno.
2. ¿Los permisos se aplican en el servidor o solo en la pantalla?
Esconder un botón no es seguridad. Si un vendedor no debe ver los pagos, el sistema tiene que negarle esos datos aunque intente pedirlos por otro camino. Pregunta qué roles hay y qué puede hacer cada uno:
| Rol | Lo que suele poder hacer |
|---|---|
| Administración | Todo, incluido agregar o quitar personas del equipo |
| Secretaría | Prospectos, clientes, documentos y registro de pagos |
| Vendedor | Solo sus prospectos, clientes y citas, y la disponibilidad |
| Lectura | Consultar sin cambiar nada |
3. ¿La información viaja y se guarda cifrada?
Lo mínimo es que todo viaje por HTTPS (el candado del navegador) y que la base de datos y los archivos estén cifrados donde se guardan. Las contraseñas nunca deben guardarse en texto legible.
4. ¿Los documentos y comprobantes son privados?
Contratos, cédulas escaneadas y comprobantes no pueden estar en un enlace público que cualquiera abra si lo consigue. Pregunta si los archivos privados solo se entregan a usuarios con sesión iniciada y permiso sobre tu proyecto, y qué archivos sí son públicos (por ejemplo, las fotos del recorrido o el logo).
5. ¿Cada cuánto se respalda y cómo recupero la información?
Un respaldo diario es lo razonable. Pregunta también cuánto tiempo se conservan los respaldos, si puedes descargar una copia tú mismo y en qué formato. Si el respaldo solo existe en el mismo servidor que el sistema, no te protege de todo.
6. ¿Queda registro de quién cambió qué?
Cuando un lote aparece vendido sin que nadie sepa por qué, o un pago se anula, necesitas saber quién lo hizo y cuándo. Un registro de actividad resuelve esas discusiones y desanima los cambios indebidos.
7. ¿Qué datos reciben los proveedores externos, incluida la IA?
Todo CRM usa proveedores: hosting, envío de correos, mapas y, cada vez más, inteligencia artificial. Pide la lista y qué recibe cada uno. Si el CRM tiene un asistente con IA, pregunta si el modelo recibe la base de clientes o solo la información pública del proyecto. Lo prudente es que la IA trabaje con lo necesario para su tarea y no con cédulas, pagos ni documentos.
8. ¿Qué me entregan al terminar el contrato?
Los datos son de tu empresa. Al terminar deberías recibir una copia completa (prospectos, clientes, lotes, pagos y documentos) en un formato que puedas abrir, y el proveedor debería explicarte cuánto tiempo los conserva después.
La ley también cuenta
En Ecuador rige la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, y otros países de la región tienen normas parecidas. En general, tu empresa responde por los datos de sus clientes y el proveedor del CRM los trata por tu cuenta. Pide que ese reparto quede por escrito y que el proveedor te explique cómo aplica principios como la finalidad, la minimización y la conservación limitada. Si tienes dudas legales concretas, consúltalas con un abogado.
Señales de alerta
- Te prometen que el sistema "no se puede hackear".
- No saben decirte quién más ve tus datos.
- Todos los usuarios ven todo, sin roles.
- No hay respaldos automáticos o solo los hace alguien a mano.
- No está claro qué te entregan al terminar.
Cómo lo resolvemos en Royaltor360
En el CRM de Royaltor360 cada proyecto está aislado: la base de datos verifica en cada consulta que la persona sea parte de ese proyecto, y los permisos de cada rol se aplican en el servidor. La información viaja por HTTPS y se guarda cifrada; los documentos y comprobantes están en almacenamiento privado. Hay respaldo completo diario por 30 días y una copia mensual por un año, registro de actividad y una revisión automática de la configuración de seguridad cada 6 horas. La IA trabaja con la información pública del proyecto, no con la base de clientes, y al terminar el contrato te entregamos tus datos completos.
Si quieres revisar estos puntos con tu proyecto, agenda una demo y te mostramos el sistema por dentro.